Prioritizovat úkoly znamená rozhodnout, co je nejdůležitější a co udělat jako první. Když máme hodně úkolů najednou, můžeme se cítit zmateně, vystresovaně nebo pod tlakem. Správným pořadím úkolů šetříme čas, zvyšujeme produktivitu a soustředíme se na to, co je důležité.

Jak postupovat při prioritizaci

1. Zapsat si všechny úkoly

Na začátek pomáhá sepsat si všechno, co musíme udělat. Když to máme před sebou, je snazší si to uspořádat.

2. Rozdělit úkoly podle důležitosti a naléhavosti

Pomáhá použít například Eisenhowerovu matici:

• Důležité a naléhavé: Jako první děláme úkoly, na kterých nám záleží a je potřeba je udělat hned (např. objednat se k zubaři, když máme potíže).

• Důležité, ale ne naléhavé: Potom děláme úkoly, které jsou důležité pro naše dlouhodobé cíle, ale „nehoří“ právě teď (např. příprava na test).

• Nenaléhavé a nedůležité: Úkoly, které můžeme odložit nebo vypustit (např. namalovat si zeď pokoje jinou barvou, pokud by nám na tom tolik nezáleželo).

3. Rozdělit úkoly na menší části

Velké úkoly si rozložíme na menší kroky. Každý krok pak zvládneme snadněji. Například při úklidu pokoje: posbírat odpadky a vynést koše, uložit věci na místo, vysát, utřít prach.

4. Naplánovat čas

Dál je užitečné si promyslet, kdy budeme na jednotlivých úkolech pracovat a kolik času asi zaberou. Můžeme si rozdělit den na bloky včetně času na odpočinek.

5. Přizpůsobit plán podle situace

Když přijde něco nečekaného, přehodnotíme své priority a upravíme plán.

Další tipy

• Soustředit se na jeden úkol: Dělat jednu věc najednou nám často pomůže dosáhnout lepších výsledků než multitasking.
• Nastavit si realistická očekávání: Nejde zvládnout úplně všechno. Důležité je zaměřit se na to, co má smysl.
• Dělat si přestávky: Pravidelné pauzy nám pomůžou se lépe soustředit a zůstat produktivní.